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Quels facteurs clés pour la gestion de projet ? Episode n°1/3 - Blog highten
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Quels facteurs clés pour la gestion de projet ? Episode n°1/3

La norme est désormais de fonctionner en mode « Projet ». Sur les sujets les plus variés, internes ou sous-traités, la réussite d’un projet dépend de nombreux paramètres que nous allons essayer de vous résumer. Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour réussir sa gestion de projet ? Existe-t-il une voie royale pour atteindre les sommets ? Quelles sont les grandes étapes de la réussite d’un projet ? Découvrez en 3 épisodes les facteurs clés pour une gestion de projet au poil !
Vous êtes prêts ? Episode N°1 en place…. action !

 

Anticiper, Prévoir et Préparer le projet

 

Se préparer, c’est réussir. Comme le disait Alexander Graham Bell, (inventeur du téléphone, ce gros machin lancé au siècle dernier, sans Insta, ni Snapchat, ni Youtube, ni Facebook dessus) : « Avant toute chose, la préparation est la clé du succès ». Quel que soit votre projet, la qualité et la précision de votre phase de préparation conditionnera en grande partie sa bonne résolution.

 

Avant de prendre les pinceaux, il faut un cadre…

 

Bien cadrer un projet, c’est en déterminer les enjeux et les objectifs. Quelle recette pour y parvenir ? Associez une prise de recul, une bonne pincée de compréhension globale et un grand extrait de vision synthétique du projet.  Laissez cuire à feu doux en y ajoutant un zeste de vue analytique de chacun des constituants clés du projet. La méthode la plus suivie est celle que l’on nomme, la méthode QQOQCCP (prononcez QQOQCCP): 

  • Quoi : quel cadre principal, quelle problématique et quels objectifs 
  • Qui : qui sont les parties prenantes et personnes concernées, quel est leur rôle (sponsor du projet, responsable fonctionnel, architecte, développeur…)
  • : le lieu physique ou virtuel dans lequel doit se construire le projet et dans lequel doit être utilisée la solution
  • Quand : les dates clés du projet, ses principaux jalons et la date de son rendu final
  • Comment : les méthodes à appliquer, les processus à respecter, les modes opératoires techniques
  • Combien : quel budget, quel matériel et équipements
  • Pourquoi : trop souvent oubliée, cette question est importante pour comprendre le contexte du projet

Pour qui ? Tendance UX oblige, gardez en tête aussi dernière question : quels sont les utilisateurs finaux ? « Pour qui ? » reste la question centrale à garder en tête tout au long du projet (lire notre article à ce sujet).

 

Réunir les informations et en tirer la sève

 

Connaissez-vous votre dossier sur le bout des ongles ? Vous devez récolter un maximum d’informations auprès de toutes les sources à disposition, faire le tri, synthétiser et récolter les informations essentielles :

  • Audits terrain et Interviews approfondies des utilisateurs potentiels
  • Réunion de brainstorming avec vos collègues de travail
  • Réunion de cadrage avec le client / le commanditaire
  • Echanges avec le commercial à l’origine du contrat
  • Points avec des experts ayant travaillé sur des projets similaires

Toutes les informations viendront enrichir votre compréhension du projet. Une règle d’or : creuser les réponses et n’hésitez pas à reformuler pour vous assurer que tous sont sur la même longueur d’onde. Après cette seconde étape, les grandes lignes du projet se dessinent ainsi que les points d’attention et les risques identifiés. 

 

Un seul orchestre, une seule mélodie commune

 

L’ensemble des informations relatives au projet seront compilées dans un document unique qui servira de référentiel commun à tous les intervenants du projet. On appelle ce document, la note de cadrage. Voici un exemple de plan de la note de cadrage : Introduction / Contexte / Objectifs / L’organisation (équipes, process, cycles de travail, outils…) / Les livrables / Macro planning / Budget

 

Si le travail en amont a été réalisé, il s’agit uniquement d’une phase rédactionnelle. Ainsi, toute personne, même si elle est extérieure, peut comprendre rapidement l’ensemble du contexte, des attentes et des étapes du projet. Il est conseillé, pour les projets de taille importante d’incorporer une matrice RACI dans la partie « organisation ». La matrice RACI permet de définir précisément le « Qui fait quoi » à chaque grande étape du projet. La note de cadrage pourra être distribuée à tous les membres de l’équipe lors de la réunion de kick-off

 

Cette réunion est clé pour le démarrage du projet ; elle a pour but, notamment, de communiquer l’ensemble du projet aux membres de l’équipe, de vérifier que chacun est en phase afin de favoriser la bonne dynamique de l’équipe. Ce document de référence permet aussi de fixer les règles de fonctionnement tout en crédibilisant l’agence ou le chef de projet en charge.

 

En bref :

 

Bien se préparer vous permet d’éviter les pièges de la gestion de projet. Si cette étape ne garantit pas la réussite absolue du projet, du moins elle vous permet d’éviter les pièges de l’amateurisme. Une bonne préparation est un premier pas pour votre expédition au sommet de l’Everest. C’est le camp de base indispensable pour mener à bien l’aventure. A vous, les sommets ! A vous les grands horizons du meneur de projet qualifié !

 

Suite au prochaine épisode —> Planifier, Contrôler…mais surtout animer votre projet

Etienne Fénétrier
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